“l’apport d’une GED, c’est de faciliter la recherche de document, explique Mohamed Ouederni, cofondateur et directeur technique d’ArchiveYourDocs, société tunisienne qui travaille notamment avec Sodexo et le programme des Nations unies pour le développement. Indexer, ça veut dire ajouter des métadonnées. Aujourd’hui, les entreprises reçoivent des millions de documents. Les phases de stockage et d’indexation doivent donc être automatisées. Les acteurs du marché ont beaucoup investi pour améliorer le workflow à ce niveau-là.” ArchiveYourDocs travaille actuellement sur la classification automatique, pour permettre au système de reconnaître le document et d’identifier sa place dans la GED, ainsi que sur les services qui peuvent en avoir l’utilité. “Nous travaillons aussi sur une technologie d’analyse sémantique pour repérer immédiatement, par exemple, les courriers de consommateurs qui présentent un ton très négatif et qui pourront ainsi être traités en priorité par les services après-vente de l’entreprise”, précise Mohamed Ouederni.

Enfin, ces données doivent être sécurisées. Dès que l’on parle de numérisation, la question de la cybersécurité inquiète. “La sécurité apportée par le numérique dépasse largement celle du papier, tempère Pascal Sei. Copier un document et l’emmener reste très facile. Alors que l’envoyer par e-mail laisse des traces. Une GED bien configurée ajoute une couche de sécurité, puisqu’il est possible de gérer les accès et les autorisations.” Le logiciel ou la plateforme sera même capable, le cas échéant, de signaler toute modification du document, voire de récupérer des versions antérieures.

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